要了解对方的想法和意图，掌握更多的信息，倾听和发问都是必要的。这两者相辅相成。倾听也是为了发问，而发问则可以更好地倾听。问话的作用有以下几点：
1. 引起他人的注意，为他人的思考提供既定的方向。例如：“你好吗?”“今天天气很好，是不是?”“你能否告诉我……。”这是最为普遍、应用十分广泛的问话。由于这种问话往往得到的是期望之内的回答，问话的内容也比较明确，很少引起别人误解。
2. 获取自己仍需要的信息。发问人通过问话，希望对方提供自己不了解的情况。例如：“这个卖多少钱?”“你们对这一点是怎么考虑的 ?” 这类问话归结起来，有一典型的、常见的引导词，如“谁” 、“什么” 、“什么时候” 、“怎么” 、“哪个方面”、“是不是” 、“ 会不会”、“能不能”等等。提出这类问话时，如果不事先把问话的意图表明，很可能引起对方的焦虑与担心。比如，双方在洽谈商品交易中一项条款，如果买方在提出了自己对价格的看法后，再询问卖方的意见，那么卖方心里就会踏实，他会根据对方所提供的信息，斟酌自己的回答。但如果对方并没有讲述自己的观点，径直问卖方要开什么价，那么，他很可能有些担心和焦虑，因为他不知道对方是怎么想的，会对他的开价做出什么反应。
3. 传达消息，说明感受。有许多问题表面上看起来似乎是为了取得自己希望的消息或答案，但事实上，却同时把自己的感受或已知的信息传达给对方。例如：“你真有把握保证质量符合标准吗?”这句问话像是要对方回答保证质量的依据，但同时也向对方传达了问话人担心质量有问题的信息，如果再加重语气，就说明你十分重视这一问题。这样的问题也给对方一定的压力，但切忌不要形成威胁。
4. 引起对方思考。这种问话常是“你是否曾经……?”“现在怎么……?”“这是指哪一方面?”“我是否应该?”等等。
5. 鼓励对方继续讲话。当你觉得对方的话还没有说完，或有些问题你还不清楚，那么，可以提问的形式鼓励对方继续讲下去。如“你说完了吗?”“还有什么想法?”等等，进而了解更详细的情况。
6. 当出现冷场或僵局时，可运用提问打破沉默，如“我们换个话题好吗?”
7. 做出结论。借助问话使话题归于结论，例如“我们难道还不应该采取行动吗?”
总之，问话的功能是很多的。许多问题在某些特定的场合具有特殊的功能。如制止别人行动时，你可以说“请不要这样做，难道你就没有别的办法吗?”问话在什么条件下，发生什么样的作用，关键是看使用者怎样运用，达到什么目的。
